Sådan laver du en arbejdsplan, der holder hele ugen
Mandag morgen ser planen fin ud. Tirsdag er en medarbejder syg, onsdag kommer en leverance en dag for tidligt, og torsdag er planen erstattet af telefonopkald og hurtige beslutninger. En arbejdsplan, der holder hele ugen, er ikke en plan, hvor intet går galt. Det er en plan, der kan tåle det.
Start med det faste
Det meste af arbejdet på en landbrugsbedrift er det samme hver uge: de daglige rutiner, pasning, rengøring og vedligehold. Læg det faste ind først som en skabelon, der gentager sig.
Så bruger du kun planlægningstid på det, der faktisk ændrer sig fra uge til uge.
Læg planen på et fast tidspunkt
Vælg én fast tid om ugen, for eksempel torsdag eftermiddag, hvor næste uges plan bliver lagt. En plan, der bliver lavet samme morgen, er altid reaktiv.
Når planen ligger klar i god tid, kan medarbejderne planlægge deres eget liv, og du kan se hullerne, mens der endnu er tid til at lukke dem.
Planlæg med en reserve
Fyld ikke hver time ud. Lad 10-15 procent af tiden stå åben. Den tid bliver altid brugt, men på det, der faktisk opstår.
Beslut også på forhånd, hvilke opgaver der kan skubbes, hvis nogen melder sig syge. Så skal det ikke diskuteres, når det brænder på.
Sørg for, at to kan hver kritisk opgave
En plan vælter hurtigt, hvis kun én person kan løse en bestemt opgave eller køre en bestemt maskine. Lav en enkel oversigt over, hvem der kan hvad, og oplær systematisk, så der altid er en back-up.
Gør planen synlig på telefonen
En plan på kontorets computer eller på tavlen i maskinhuset når ikke ud til alle. Når medarbejderne kan se deres vagter og opgaver på telefonen, falder antallet af "hvornår skal jeg møde?"-beskeder markant.
Lav ændringer ét sted
Når planen ændrer sig, skal ændringen ske ét sted og nå alle med det samme. En ændring, som kun halvdelen af teamet kender til, skaber mere forvirring end ingen ændring.